REGULAMIN RODO od 25 maja 2018

Od 25 maja 2018 r. stosujemy w naszej firmie ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych określonych w RODO. Zastosowaliśmy wewnątrz naszej firmy niezbędne procedury, które na poziomie naszej działalności skutecznie zabezpieczą bezpieczeństwo danych osobowych naszych klientów, m.in.: prawidłowość przetwarzania danych  i zastosowanie odpowiednich uprawnień dla osób, które dane przetwarzają, w tym kontrolowanie prawa dostępu do miejsc przechowywania i archiwizowania danych osobowych klientów, czy prawa do poprawiania lub sprostowania danych.Poniżej podajemy treść nowego Regulaminu i Polityki prywatności, które są uzupełnieniem już istniejących poprzedników o istotne zagadnienia RODO. 
Nie zwiększamy zakresu naszych uprawnień i nie zmieniają się również warunki świadczonych przez nas usług opisanych w poprzednim Regulaminie z 1.02.2016r.

Regulamin sklepów internetowych Spółki z o.o. Helifarm - Sklep www.helifarmkosmetykinaturalne.pl
Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 RODO

Administrator danych osobowych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane dane osobowe klientów w sklepie internetowym www.helifarmkosmetykinaturalne.pl, jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Piątkowisku przy ul. Cynkowej 49 B (i dalej używanych terminów, jak: Helifarm, Spółka, sklep internetowy, sklepy internetowe) właściciel sklepów internetowych dostępnych pod adresami: www.helifarm.pl, www.helifarmzdrowie.pl, www.helifarmkosmetykinaturalne.pl 

Kontakt do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych klientów
W celu uzyskania dodatkowych informacji o przetwarzaniu przez Helifarm danych osobowych klientów sklepów internetowych, należy skontaktować się pisemnie z Administratorem Helifarm pod adresem:
adres e-mail: info@helifarm.pl; adres pocztowy: Helifarm sp. z o.o., ul. Cynkowa 49 B, 95-200 Piątkowisko .

Źródło posiadania danych klientów
Dane klienta otrzymujemy podczas zakładania konta, a także później, w związku z transakcjami dokonywanymi przez klienta na: www.helifarmzdrowie.pl, www.helifarmkosmetykinaturalne.pl 

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych klientów przez Spółkę Helifarm
Dane osobowe klientów, przetwarzane są ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej z klientem, w tym do:
- umożliwienia świadczenia usługi drogą elektroniczną oraz pełnego korzystania ze sklepów internetowych, w tym dokonywania transakcji i płatności za zakupy w tychże sklepach internetowych.
- zakładania i zarządzania kontem klienta lub kontami, oraz zapewnienia obsługi konta, transakcji i rozwiązywania problemów technicznych funkcjonowania sklepu;
- obsługi reklamacji w sklepach internetowych należących do Helifarm w przypadku, gdy zostanie złożona taka reklamacja z uwzględnieniem punktu 3 w warunkach reklamacji w dolnej stopce strony sklepu internetowego pod linkiem Reklamacje.
- obsługi zgłoszeń, które do nas kierują klienci (np. przez e-mail);
- kontaktowania się z klientem, w tym w celach związanych ze świadczeniem usług.
- dodatkowego, czego wymagają przepisy prawa, przetwarzania danych klienta dla celów podatkowych i rachunkowych.
- przetwarzania danych osobowych klientów w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki Helifarm, którymi są:
- obsługa próśb i zapytań klientów przekazywanych do Helifarm w kwestiach obsługi klienta i dodatkowych informacji o produktach z oferty sprzedaży sklepu oraz w sytuacji, gdy nie są one związane wprost z wykonaniem umowy;
- przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych oraz księgowych (wykazania spełnienia przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego).
- zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych usług drogą elektroniczną, w tym egzekwowanie przestrzegania Regulaminu sklepu oraz przeciwdziałanie oszustwom i nadużyciom.

Jeśli klient wyrazi na to zgodę, przetwarzamy jego dane osobowe w celu zapisywania danych w plikach cookies, gromadzenia danych ze stron www i aplikacji mobilnych.
Zgodę na przetwarzanie danych osobowych, klient może wycofać w dowolnym momencie w ten sam sposób jak ją wyraził. Będziemy przechowywać te dane osobowe dopóki klient nie wycofa na to zgody.
Będą one przechowywanie wyłącznie w celu ułatwienia klientowi dalszego korzystania ze sklepu i łączenia się ze sklepem przez zalogowanie.

Dane osobowe do zawarcia umowy świadczenia usługi dla klienta przez Helifarm
Wymagamy podania przez klienta chcącego dokonać zakupu w sklepach Helifarm następujących danych osobowych, aby móc zawrzeć i wykonać umowę z klientem, a tym samym zrealizować usługę:
- dane kontaktowe dla klienta indywidualnego: imię, nazwisko, ulica, numer domu i lokalu miejscowość, kod pocztowy, kraj, telefon. 
- dane kontaktowe dla firmy: nazwa firmy, NIP, ulica, nr domu i lokalu, miejscowość i kod pocztowy, kraj.
- dane do logowania dla klienta indywidualnego i dla firmy: adres e-mail, hasło.
Jeśli z jakiegoś powodu nie zostaną podane powyższe dane osobowe klienta indywidualnego, lub firmy, nie będzie mogła być zawarta umowa, a w konsekwencji nie będzie można korzystać ze sklepu.
Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od klienta podania innych danych niezbędnych 
np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. 
Poza tymi przypadkami podanie innych danych jest dobrowolne.

Uprawnienia klienta wobec Spółki w zakresie przetwarzanych jego danych
Spółka Helifarm gwarantuje spełnienie wszystkich praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia danych klienta, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia.
Jednocześnie informujemy, że Helifarm nie korzysta ze zautomatyzowanego podejmowania decyzji (czyli bez udziału ludzkiej ingerencji), w tym profilowania (wykorzystania danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej), w celu przetwarzania danych osobowych klientów.

Uprawnienia klienta:
- w odniesieniu do żądania sprostowania danych, kiedy: 
* zauważone są przez klienta dane nieprawidłowe lub niekompletne.

- w odniesieniu do żądania usunięcia danych, kiedy: 
* dane klienta nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Spółkę; 
* klient wycofuje swoją zgodę na przetwarzanie danych; 
* klient zgłasza sprzeciw wobec przetwarzania jego danych; 
* dane klienta są przetwarzane niezgodnie z prawem; 
* dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub dane zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną oferowanych dziecku.

- w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych, kiedy: 
* klient zauważy, że jego dane są nieprawidłowe – może żądać ograniczenia przetwarzania jego danych na okres pozwalający Spółce sprawdzić prawidłowość tych danych; 
* dane klienta będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale klient nie będzie chciał, aby zostały usunięte; 
* dane klienta nie będą Spółce już potrzebne, ale mogą być potrzebne klientowi do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub klient wniesie sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Helifarm są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu.

- w odniesieniu do żądania przeniesienia danych, kiedy: 
* przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody klienta lub umowy zawartej z nim oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Klient ma prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez Spółkę Helifarm jego danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych 
(adres: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Sytuacje możliwości sprzeciwu wobec przetwarzania danych klienta
Każdy klient ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych, gdy:
- przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się klient znalazł.
- dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.
Z prawa sprzeciwu można skorzystać od 25 maja 2018 roku.
Uwaga! Wymienione w tym akapicie przypadki o przetwarzaniu danych osobowych nie dotyczą działalności Spółki Helifarm, ponieważ Spółka nie działa w wymienionych wyżej obszarach.
Zostały jednak wymienione jako ważne dla zachowania pełnej informacji o prawach klienta wynikających z art. 13.

Komu udostępniane są dane osobowe

Dane osobowe klienta udostępniamy podmiotom wspierającym nas w świadczeniu usług drogą elektroniczną, czyli takim, które zapewniają usługi płatnicze i transportowe-kurierskie.
Możemy przekazać też dane osobowe organom publicznym walczącym z oszustwami i nadużyciami.
Ze względu na konieczność zapobiegania wykonywania pewnych funkcji na sklepach Helifarm robotom internetowym, możliwe że zastosujemy w przyszłości mechanizm Google reCAPTCHA do sporadycznego badania, czy zachowania użytkowników naszej platformy handlowej nie noszą znamion zachowań robotów. W takiej sytuacji będziemy mogli ujawnić Google LLC Twój adres IP.

Przechowywanie danych osobowych

Przechowujemy dane osobowe klientów przez czas obowiązywania umowy zawartej z klientem, a także po jej zakończeniu w celach:
- dochodzenia roszczeń przez Spółkę Helifarm wobec klienta w związku z wykonywaniem umowy, np. jeśli nie zostały uregulowane do końca płatności za zakupiony towar
- wykonania przez Spółkę Helifarm obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,
- zapobiegania przez Spółkę Helifarm nadużyciom i oszustwom,
- archiwizacyjnych dla celów księgowych Spółki. Dane osobowe przechowujemy maksymalnie przez okres 5 lat od dnia zakończenia wykonania pojedynczej umowy, bądź jeśli było ich więcej to od wykonania kolejnych umów z zachowaniem zasad i terminów dotyczących przechowywania dokumentów księgowych określonych ustawą o rachunkowości. Ustawa ta mówi m.in., że każda jednostka jest zobowiązana do gromadzenia i określonego przechowywania dowodów księgowych a także innych – przewidzianych w ustawie dokumentacji.

Nie przekazujemy danych klientów do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego a także do państwa Unii Europejskiej.
Dane osobowe klientów Spółki Helifarm nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do Google LLC oraz do państw Unii Europejskiej, mimo odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Nie przetwarzamy danych osobowych automatycznie
(w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na prawa klienta.
Dane osobowe klienta nie będą przetwarzane przez Spółkę Helifarm w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), i z całą pewnością dzięki temu nie będzie to wywoływać wobec użytkowników sklepów Spółki Helifarm żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na ich sytuację.
Wyjaśnienie terminu „Profilowanie danych osobowych”:, które polega na przetwarzaniu danych (również w sposób zautomatyzowany), poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o użytkowniku sklepu, w szczególności do analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań.

Polityka ochrony prywatności

Zakres obowiązywania

1. Helifarm sp. z o.o. (dalej „Helifarm, Spółka) jest administratorem w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej Rozporządzenie), w odniesieniu do danych osobowych Klientów, będących osobami fizycznymi. 
   Oznacza to, że Helifarm przetwarza dane osobowe Klientów sklepów internetowych we własnym zakresie i na własną odpowiedzialność według przez Helifarm ustalonych sposobów i w wyznaczonych przez Helifarm celach. W przypadku pytań albo wątpliwości, co do tego, jak chronione są dane osobowe klienta przez Helifarm, należy skontaktować się z firmą Helifarm sp. z o.o. pod adresami: zbigniew.dreczko@helifarm.pl; info@helifarm.pl. 
   Danymi osobowowymi są informacje, które mogą identyfikować klienta, tj: imię i nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej i adres do doręczenia zamówionych i zapłaconych zakupów zrobionych w sklepach internetowychwww.helifarmzdrowie.pl i www.helifarmkosmetykinaturalne.pl firmy Helifarm. 
   Przetwarzanie przez Helifarm danych osobowych Klienta to czynności i operacje wykonywane na tych danych osobowych, których celem jest przechowywanie czy analizowanie ich na potrzeby świadczenia usługi dla klienta.

2. Celem tej Polityki Prywatności jest określenie działań podejmowanych przez Helifarm w zakresie ochrony danych osobowych przetwarzanych, w tym zbieranych za pośrednictwem stron internetowych sklepów: www.helifarmzdrowie.pli www.helifarmkosmetykinaturalne.pl, oraz powiązanych z nimi usług i narzędzi wykorzystywanych przez Klientów do wykonywania czynności, takich jak Rejestracja i zakupy w tych sklepach internetowych.
   Wszelkie podejmowane przez Helifarm działania jak i Polityka Prywatności podlegają przepisom prawa polskiego i rozporządzeniu o ochronie danych osobowych.

3. Korzystanie przez Klienta z usług i narzędzi zamieszczonych w sklepach internetowych Spółki Helifarm, możliwe jest jedynie po zapoznaniu się z postanowieniami niniejszej Polityki Prywatności i Regulaminem Helifarm.
   Klient po zapoznaniu się z oświadczeniem zaznacza w odpowiednim okienku ten fakt i przechodzi do możliwości dokonania zakupu. Treść oświadczenia brzmi: 
   „Oświadczam, że zapoznałem/am się z warunkami ochrony danych osobowych: dolny link strony głównej - Polityka prywatności i Regulaminem. Wyrażam zgodę na ich przetwarzanie wyłącznie celem realizacji umowy kupna. Wiem, że w każdej chwili będę mógł odwołać zgodę.
   Helifarm sp. z o.o.- jako administrator zapewnia odpowiednie standardy prywatności i poufności.
   Pełen zakres informacji znajdziesz w art. 13 RODO.”

4. Linki zamieszczone w sklepach internetowych Spółki Helifarm mogą przekierowywać na strony internetowe lub serwisy, które znajdują się poza kontrolą Spółki Helifarm. 
   Spółka Helifarm nie ma wpływu na proces przetwarzania, w tym sposoby gromadzenia danych osobowych w tych miejscach i nie ponosi odpowiedzialności za to, czy te czynności lub inne usługi tych podmiotów odbywają się zgodnie z zasadami określonymi przez te podmioty np. w ich polityce ochrony prywatności.

Działania na danych osobowych Klientów w związku z korzystaniem z usług sklepów internetowych Spółki Helifarm, czyli: przetwarzanie, pozyskiwanie, przechowywanie.

1. Pozyskiwanie Danych osobowych: Rejestracja, dane kontaktowe, adres dostawy
   Rejestracja przez Klienta w sklepie internetowym wymaga podania informacji identyfikujących oraz danych kontaktowych Klienta, tj.: imię i nazwisko, adres e-mail oraz adres korespondencyjny, numer telefonu a także adres dostawy.
   W przypadku potrzeby wystawienia faktury VAT dla firmy niezbędne jest podanie numeru NIP.
   W przypadku osoby fizycznej i potrzeby wystawienia faktury VAT imiennej dodatkowo niezbędne jest podanie numeru PESEL*. 
   (*zgodnie z Ustawą z dnia 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników o płatników oraz niektórych innych ustaw, od 1 stycznia 2012 r. istnieje obowiązek umieszczenia numeru PESEL na fakturach VAT dla osób fizycznych, a także podatników, którzy nie są płatnikami podatku VAT).

2. Transakcje między klientem a Spółką Helifarm 
   Helifarm może przetwarzać, przechowywać dane osobowe Klienta, umożliwiające zarejestrowanemu Klientowi ponowne zawarcie umowy, przesłanie wiadomości, i komunikowanie się z Spółka Helifarm oraz dokonywanie płatności za usługi świadczone przez Helifarm w ramach zakupów dokonanych w sklepach internetowych Spółki Helifarm, w tym w ramach bezpośrednich zamówień telefonicznych.

3. Obsługa Klienta
   Helifarm w ramach sprzedaży w sklepach internetowych Spółki Helifarm może gromadzić i w inny sposób przetwarzać (np. przechowywać czy analizować) dane osobowe Klientów kontaktujących się ze Spółką Helifarm. Dane te mogą być niezbędne do prowadzenia komunikacji z Klientem, konsultowania i potwierdzania prawidłowości złożonego zamówienia, udzielenia odpowiedzi na zadane przez niego pytania, ustalenia możliwości zrealizowania jego prośby, itp.

4. Formularz kontaktowy
   Helifarm może gromadzić dane osobowe Klientów kontaktujących się ze Spółką Helifarm za pośrednictwem dostępnych narzędzi, jak poczta e-mailowa, w tym formularza kontaktowego dostępnego w ramach sklepów internetowych Spółki Helifarm. Dane te są niezbędne do umożliwienia kontaktu z Klientami w celach związanych bezpośrednio z funkcjonowaniem sklepu internetowego i z zawarciem umowy sprzedaży w ramach transakcji dokonywanych w sklepach internetowych Spółki Helifarm.

5. Przetwarzanie i przechowywanie zgromadzonych Danych osobowych

1. Helifarm przetwarza, przechowuje i ewentualnie w razie potrzeby analizuje dane osobowe Klientów sklepów internetowych Spółki w celu:
   a. zapewniania sprawnej obsługi transakcji Klienta i możliwości pełnego korzystania ze sklepów internetowych. Również w razie potrzeby w celu szybkiego usunięcia problemów technicznych. 
   b. kontaktowania się z Klientami w celach związanych ze świadczeniem bieżącej usługi, obsługą Klienta w ramach udzielania pozyskania dodatkowych niezbędnych informacji o sposobie sfinalizowania transakcji w przypadku wystąpienia pomyłek w złożonym zamówieniu, wystąpienia braku towaru i w innych podobnych sprawach. Kontakt zostanie nawiązany poprzez dozwolone działania i korzystanie z dostępnych kanałów komunikacji, w szczególności e-mail oraz telefon;

   c. zapewnienia bezpieczeństwa świadczonych usług drogą elektroniczną, w tym egzekwowanie przestrzegania Regulaminu oraz przeciwdziałanie oszustwom i nadużyciom;
   d. obsługi reklamacji na towary zakupione w sklepach internetowych Spółki Helifarm;
   e. wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych lub rachunkowych;

     6. Udostępnianie danych klienta

1. Helifarm nie przekazuje podmiotom trzecim danych osobowych Klientów bez ich zgody, lub wyraźnego pisemnego polecenia. Odstępstwem od niniejszego jest zajście jednej z następujących okoliczności:

   a. Helifarm, jeśli zaszłaby taka potrzeba, może współpracować z podmiotami wyspecjalizowanymi dostawcami usług przechowywania danych w celu świadczenia usług przez te podmioty. W takim przypadku podmioty te nie są upoważnione do wykorzystywania danych osobowych Klientów we własnym imieniu (dane zawsze będą przetwarzane w imieniu i na potrzeby Helifarm), a ich działania podlegają przepisom obowiązującego prawa oraz niniejszej Polityki Prywatności;

   b. Helifarm może udostępniać dane osobowe Klienta uprawnionym do walki z przestępstwami, nadużyciami i oszustwami organom publicznym na ich żądanie, lub w przypadku ewentualnych rażących naruszeń Regulaminu sklepu.
   c. W ramach przyjętej Polityki Prywatności Helifarm wyklucza jakiekolwiek formy bezpłatnego odstępowania, darowania lub sprzedaży danych osobowych Klientów. 
   W przypadku zmiany działalności przez Helifarm, lub sprzedaży prowadzonej działalności w całości lub tylko jej części albo/oraz przeniesienia majątku w całości lub jego części na innego dodatkowego lub nowego właściciela dane osobowe Klientów mogą zostać przeniesione na kupującego, w celu zapewnienia kontynuacji świadczenia usługi w ramach sklepów internetowych oraz działalności firmy Helifarm sp. z o.o. 
   O takim fakcie każdy zarejestrowany Klient zostanie powiadomiony w sposób niezwłoczny z prawem do usunięcia jego danych z bazy Helifarm. 
   d. Ze względu na możliwość wystąpienia konieczności zapobiegania wykonywania pewnych funkcji na sklepach internetowych Spółki Helifarm robotom internetowym, możliwe że zastosujemy w przyszłości mechanizm Google reCAPTCHA do sporadycznego badania, czy zachowania Klientów nie noszą znamion zachowań robotów. W takiej sytuacji będziemy mogli ujawnić Google LLC Twój adres IP.
   
   Wprowadzono 25 maja 2018 r

UWAGA! Należy uwzględnić, że powyższy regulamin po zmianach zgodnych z rozporządzeniem RODO i obowiązujących od 25 maja 2018 jest integralną częścią z poprzednim regulaminem z 1.02.2016.